PROTOKOLL

Sibbo Svenska församlings församlingsråd

Möte 26.10.2021 kl. 18 i församlingshemmets stora sal.

1 § SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE

Ordförande höll öppningsandakt och öppnade mötet klockan 18.02.

2 § KONSTITUERING

Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört.

Närvarande:

Ordförande: Camilla Ekholm.

Ordinarie: Anders Backström, Magnus Engblom, Carola Juselius, Hans Lampenius, Ingela Lindholm, Paula Lönnroth, Ann-Britt Olenius-Steffansson, Rune Packalén, Ingeborg Wickholm, Tom Wickholm och Sven Gustav Åström.

Sekreterare: Mikael Grönroos.

3 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE OCH RÖSTRÄKNARE

Till protokolljusterare och rösträknare valdes Paula Lönnroth och Ann-Britt Olenius-Steffansson.

4 § FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN

Föredragningslistan fastställdes i enlighet med den utfärdade kallelsen.Kallelsen jämte föredragningslistan bifogas protokollet. (bilaga 1).

5 § JUSTERING OCH FRAMLÄGGNING AV PROTOKOLLET

Beslutsförslag:

Protokollet är klart för justering senast onsdag 3.11.2021 på församlingens pastorsexpedition. Det justerade protokollet är framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida 4.11 – 2.12.2021.

Beslut:

Enligt förslag.

6 § ANMÄLNINGSÄRENDEN

  1. Kyrkoherdens beslutsförteckning (bilaga 2).
  2. Ordförande informerade om att reparationen av ventilationen i Nilsas blir billigare än den senaste beräkningen. Enligt fastighetschefens bedömning kommer slutsumman att landa på 42.000 – 43.000 euro i stället för tidigare beräknade 56.000 euro.

Beslutsförslag:

Anmälningsärendena antecknas för kännedom.

Beslut:

Enligt förslag.

Barnkonsekvensanalys:

Beslutet inverkar inte på barn och unga.

7 § ANSTÄLLANDE AV EN FÖRSAMLINGSSEKRETERARE PÅ DELTID

Församlingsrådet beslöt vid sitt sammanträde 28.5.2019 ledigförklara en anställning på 76 % som församlingssekreterare, för tiden 1.12.2019 - 30.12.2020. Anställningen ledigförklarades att sökas under tiden 07.08 - 21.08.2019. Vid utgången av ansökningstiden hade en person sänt in ansökan, Elisabet Lundström som tidigare har arbetat som släktforskare och kanslist i församlingen och därefter vid olika tidpunkter varit vikarie både i den svenska och i den finska församlingen. Lön enligt KyrkTak, kravgrupp 402. Arbetserfarenhet har beaktats i lönen.

På sitt sammanträde den 21.10.2020 förlängde församlingsrådet Elisabet Lundströms tjänsteförhållande som församlingssekreterare på 76 % för tiden 1.1.2021-28.2.2021 för att därefter förlänga församlingssekreterare Elisabet Lundström tjänsteförhållande på 50% under tiden 1.3.2021-31.12.2021. Lön enligt KyrkTak, kravgrupp 402. Arbetserfarenhet har beaktats i lönen.

Elisabet Lundströms tjänsteförhållande tar således slut vid årsskiftet och behovet av en sekreterare som jobbar deltid 50% finns fortfarande. I och med att Sibbo svenska församling anslutit sig till Kustens och Ålands centralregister flyttas utskrivande av ämbetsbetyg vid årsskiftet över till centralregistret. Därmed finns det inte behov av att församlingssekreteraren har en tjänst.

Beslutsförslag:

Församlingsrådet anställer Elisabet Lundström tillsvidare fr.o.m. 1.1.2022, på 50 % deltid, KyrkTak, kravgrupp 402 i arbetsförhållande. Arbetserfarenhet beaktas i lönen.

Beslut:

Enligt förslag.

Barnkonskevensanalys:

Beslutet påverkar alla åldrar i församlingen, även barn och unga. 

8 § LEDIGANSLÅENDE AV EN UNGDOMSARBETSLEDARTJÄNST

Församlingens ungdomsarbetsledare Kjell Lönnqvists tjänsteförhållande avslutades den 30.9.2021 i och med hans dödsfall den 15.9.2021.  

Församlingen vill kunna erbjuda barn och ungdomar ett gott församlingsarbete och därför torde församlingsrådet lediganslå ungdomsarbetsledartjänsten så att den nya tjänsteinnehavaren kan börja sitt arbete den 1.1.2022 eller enligt överenskommelse.

Behörighetskraven för en tjänst som ungdomsarbetsledare är yrkeshögskolexamen enligt 2 § i biskopsmötets beslut 13.9.2005 (Kyrkans författningssamling nr 102) eller examen med stöd av 4 § i samma beslut enligt biskopsmötets tidigare beslut. Förutom giltig examen kräver tjänsten utmärkta kunskaper i det svenska språket och god förmåga att i tal och nöjaktig förmåga att i skrift använda det finska språket. Tjänsteinnehavaren skall vara konfirmerad medlem av ev.luth kyrkan. Straffregisterutdrag och ett godtagbart läkarintyg utfärdat av den kyrkliga samfällighetens arbetsplatsläkare bör inlämnas av den som valts till tjänsten. Prövotid 6 månader. Ungdomsarbetsledartjänsten är i kravgrupp 502.

Beslutsförslag:

Församlingsrådet besluter ledigförklara tjänsten som ungdomsarbetsledare. Tjänsten förklaras ledig att sökas under tiden 1.11 – 15.11.2021. Ansökningar riktas till Församlingsrådet i Sibbo svenska församling, Stora byvägen 1, 04130 SIBBO. Märk kuvertet ”Ansökan till ungdomsarbetsledartjänst”. Ansökan kan även skickas elektroniskt till e-postadressen camilla.ekholm@evl.fi och riktas även då till Församlingsrådet i Sibbo svenska församling. Församlingsrådet utser en intervjugrupp som kommer med ett förslag till ny ungdomsarbetsledare på basis av de inkomna ansökningarna och ett intervjutillfälle. På församlingsrådets sammanträde den 7.12.2021 väljs ny ungdomsarbetsledare. Lön enligt kravgrupp 502. Arbetserfarenhet beaktas i lönen. Av tjänsteinnehavaren förutsätts utmärkta kunskaper i det svenska språket och god förmåga att i tal och nöjaktig förmåga att i skrift använda det finska språket. Tjänsten tillträds 1.1.2022 eller enligt överenskommelse. Straffregisterutdrag och ett godtagbart läkarintyg utfärdat av den kyrkliga samfällighetens arbetsplatsläkare bör inlämnas av den som valts till tjänsten. Prövotid 6 månader.

Ärendet justeras omedelbart.

Barnkonsekvensanalys:

För barn och unga är det av stor vikt att församlingen har ett välfungerande barn-och ungdomsarbete.

Beslut:

Församlingsrådet ansåg att det är viktigt att församlingens ungdomar får en chans att ta ställning till kandidaterna. Till intervjugruppen valdes Camilla Ekholm, Patrik Frisk och Isabella Munck som församlingsanställda, Ingela Lindholm från församlingsrådet samt en eller några ungdomsrepresentanter som utses senare.

I övrigt beslöts enligt förslag.

Ordförandes förslag till annonstext godkändes.Annonstexten bifogas protokollet (bilaga 3).

9 § VAL AV EN KANTORSTJÄNST SOM FÖRUTSÄTTER HÖGRE HÖGSKOLEEXAMEN (B-TJÄNST)

Församlingsrådet beslöt vid sitt sammanträde 18.8.2021 §8  ledigförklara en kantorstjänst som förutsätter högre högskoleexamen (B-tjänst). Tjänsten förklarades ledig att sökas under tiden 30.8 – 27.9.2021 kl.15. Lön enligt kravgrupp 601. Av tjänsteinnehavaren förutsätts utmärkta kunskaper i det svenska språket och god förmåga att i tal och nöjaktig förmåga att i skrift använda det finska språket. Innehavaren av B-kantorstjänsten förutsätts ha huvudansvar för planeringen av musikverksamheten. Tjänsten tillträds 01.12.2021 eller enligt överenskommelse.

Tjänsteinnehavaren skall vara konfirmerad medlem av ev.luth kyrkan. Straffregisterutdrag och ett godtagbart läkarintyg utfärdat av den kyrkliga samfällighetens utfärdat av den kyrkliga samfällighetens arbetsplatsläkare bör inlämnas av den som valts till tjänsten. Prövotid 6 månader.

Församlingsrådet godkände även en annons för den ledigförklarade B-tjänsten där församlingsrådet formulerat vilken musikalisk inriktning och vilka speciella färdigheter som räknas som meriter. Annonsen i sin helhet publicerades på församlingens hemsida medan en kortare annons (med hänvisning till hemsidan) för den ledigförklarade tjänsten publicerades i Kyrkpressen.

Vid sitt sammanträde den 28.9.2021 konstaterade församlingsrådet att B-kantorstjänsten när ansökningstiden gått ut sökts av Mathias Sandell, Camilla Wiksten-Rönnbacka och Heidi Åberg. Den av församlingsrådet utsedda intervjugruppen bestående av Rune Packalén, Ann-Britt Olenius-Steffansson, Patrik Frisk, Lauri Palin och Camilla Ekholm beslöt kalla alla sökande till intervju och provspelning. I provspelningen och intervjun deltog även musikern Niklas Mansner. Ann-Britt Olenius-Steffansson deltog genom att vara med och planera intervjufrågor.

Till de sökande sändes både per telefon och per e-post en kallelse till intervju samt instruktioner om provspelning enligt följande:

  1. Vi önskar att du väljer ett valbart orgelstycke du spelar på orgel.
  2. Vi önskar att du visar upp en specialfärdighet som du själv väljer; violin, sång, gitarr eller dylikt.
  3. Vi önskar att du ackompanjerar en psalm på flygel. Psalmen ger vi dig vid intervjutillfället.
  4. Vi önskar att du improviserar och gör musik av en ackordföljd som vi ger till dig. Du har en basist och gitarrist med dig.

Intervjuer och provspelningar anordnades för sökande till kantorstjänsten den 11.10.2021 i Sibbo kyrka.

De tre sökande till B-kantorstjänsten är i alfabetisk ordning Mathias Sandell, Camilla Wiksten-Rönnbacka och Heidi Åberg. Ansökningarna finns till påseende vid sammanträdet. 

Eftersom församlingsrådet bör bedöma de sökandes behörighet konstateras att alla tre sökande är behöriga för tjänsten. Alla tre sökande innehar utmärkta kunskaper i det svenska språket och och god förmåga att i tal och nöjaktig förmåga att i skrift använda det finska språket, vilket enligt församlingsrådets beslut förutsätts av innehavaren av tjänsten.

Intervjugruppen konstaterade att samtliga sökande innehar berömvärda musikaliska kunskaper och färdigheter och att de på olika sätt kunde inneha goda förutsättningar att fungera som B-kantor i vår församling. Intervjuerna och de olika musikaliska framföranden som intervjugruppen bad de sökande utföra visade dock på skillnader i de sökandes musikaliska uttryck och mångsidighet. Samtliga sökande har en god erfarenhet av kantorsuppgifter men det kan konstateras att Wiksten-Rönnbacka har den mest gedigna arbetserfarenheten. Tidiga vikarieuppgifter och flitigt musicerande har fostrat alla tre till goda musiker, och musikutbildning, kompletterande utbildning och arbetserfarenhet har gett ytterligare färdigheter och säkerhet.

Församlingsrådet har vid ledigförklarandet av B-kantorstjänsten förutsatt att den som anställs bör besitta en musikalisk mångsidighet och att vi uppskattar att den sökande är beredd att jobba konstruktivt i arbetslaget och i olika team. Församlingen prioriterar teamarbete som ofta överskrider verksamhetsområdenas gränser.  Innehavaren av B-kantorstjänsten förutsätts ha huvudansvar för planeringen av musikverksamheten.

Beslutsförslag: På basen av ansökningarna, intrycken från provspelningarna och intervjuerna har intervjugruppen enhälligt beslutat föreslå att församlingsrådet väljer Camilla Wiksten-Rönnbacka till församlingens B-kantor. Enligt intervjugruppens uppfattning motsvarar Wiksten-Rönnbacka bäst de förväntningar församlingsrådet har ställt på den person som skall anställas som B-kantor. Förväntningarna har tydligt lyfts fram i annonsen.

Intervjugruppen vill lyfta fram några av de egenskaper som motiverar valet av Wiksten-Rönnbacka. Wiksten-Rönnbacka uppvisar en musikalisk öppenhet och mångsidig kreativitet. Hon har en gedigen erfarenhet av att leda körer i alla åldrar och vid intervjutillfället visade hon att hon är ivrig att även lära sig nytt och vill satsa på samarbete och ett mångsidigt musikutbud. Provspelandet visade ett gott framförande i både spel och sång, alldeles speciellt imponerande var psalmsången. Församlingsrådet besluter anställa Camilla Wiksten-Rönnbacka som församlingens B-kantor. Anställningen inleds den 1.12.2021 eller enligt överenskommelse. Lön enligt kravgrupp 601. Arbetserfarenhet beaktas i lönen. Enligt tidigare beslut ingår prövotid 6 mån. Straffregisterutdrag och ett godtagbart läkarintyg utfärdat av den kyrkliga samfällighetens arbetsplatsläkare bör inlämnas av den som valts till tjänsten.

Beslut:

Enligt förslag.

Barnkonsekvensanalys:

Beslutet har konsekvenser för barn och unga och en god skötsel av musikverksamheten bland barn och unga bör tryggas.

10 § SIBBO SVENSKA FÖRSAMLINGS PERSONALUTBILDNINGSPLAN

Arbetsgivaren ska upprätta en utbildningsplan för utveckling av anställdas yrkeskompetens. Personalutbildningsplanen skall uppgöras för följande år varje höst. Senast den 31.10.2021 skall personalutbildningsplanen sändas till domkapitlet. Personalutvecklingsplanen kommer att ingå som en del av församlingens verksamhets- och ekonomiplan.

Sibbo svenska församlings personalutbildningsplan 2022 bifogas föredragningslistan.

Beslutsförslag:

Församlingsrådet besluter att

  1. Godkänna Sibbo svenska församlings personalutbildningsplan 2022.
  2. Planen översänds till Domkapitlet i Borgå stift
  3. Kyrkoherden kan med vägande skäl under året göra tillägg i personalutbildningsplanen. 
  4. För dem som deltar i utbildning, utbetalas lön och dagtraktamenten och kursavgiften, omkostnader samt resor ersätts.

Beslut:

Magnus Engblom anmälde jäv och avlägsnade sig från behandlingen av ärendet eftersom han är medlem i domkapitlet och Milja Westerlund ansökt om att en del av hennes kurs skulle ersättas av domkapitlet.

I Övrigt enligt förslag.

Personalutbildningsplanen bifogas protokollet (bilaga 4).
 

Barnkonsekvensanalys:

Beslutet är viktigt för barn och unga till den del personalen deltar i utbildning inom barn och ungdomssektorerna.

11 § BUDGET MED VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅR 2022

Förslaget till Budget och verksamhetsplan för år 2022 behandlas enligt bilagorna som bifogas kallelsen.

Beslutsförslag:

  1. Församlingsrådet godkänner budgeten för år 2022 samt verksamhetsplanen för år 2022.
  2. Församlingsrådet skickar detta beslut till gemensamma kyrkorådet och kyrkofullmäktige för att ingå som en del av Sibbo kyrkliga samfällighets verksamhetsplan och budget samt ekonomiplan.

Beslut:

Enligt förslag.

Budgetdokumeneten samt verksamhetsplanen bifogas protokollet (bilagorna 5, 6, 7, 8 och 9).

Barnkonsekvensanalys:

Beslutet inverkar på församlingsmedlemmar i alla åldrar, även barn och unga. Påverkan sker genom fördelningen av resurser för verksamhetsområden som berör barn och unga.

12 § ÖVRIGA ÄRENDEN

Inga övriga ärenden.

13 FÖLJANDE MÖTE

Församlingsrådet samlas följande gång den 7.12.2021 kl.18.00

14 SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE OCH BESVÄRSANVISNING

Ordförande höll andakt och nedkallade Herrens välsignelse och avslutade sammanträdet klockan 19.28, varvid hon meddelade besvärsanvisning, som bifogas protokollet (bilaga 10).

Ort och tid som ovan,

Camilla Ekholm                 Mikael Grönroos
ordförande                          sekreterare

 

Justerat och godkänt:

Paula Lönnroth                   Ann-Britt Olenius-Steffansson
protokolljusterare                protokolljusterare