Protokoll i pdf-format från 18.12.2020 hittar du här!

PROTOKOLL            

Protokoll fört vid sammanträde med församlingsrådet i Sibbo svenska församling onsdagen den 18.12.2019 kl. 18.05–19.08 i Kyrkoby församlingshem.
Ordförande: Camilla Ekholm
Sekreterare: Mikael Grönroos

1 §
SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE OCH INLEDNINGSANDAKT

Sammanträdet öppnades av ordföranden klockan 18.05, varefter hon förrättade inledningsandakt.

2 §
KONSTITUERING

Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört, då kallelse jämte föredragningslista inom föreskriven tid tillställts ledamöterna elektroniskt och då 9 ordinarie ledamöter, 1 suppleant, ordförande och sekreterare var närvarande. 
Närvarande var ordinarie ledamöter Anders Backström, Magnus Engblom, Ann-Britt Gustafsson, Carola Juselius, Hans Lampenius, Paula Lönnroth, Rune Packalén, Tom Wickholm och Sven Gustav Åström, suppleanten Vidar Lindqvist, ordförande Camilla Ekholm och sekreterare Mikael Grönroos. 
Till protokolljusterare utsågs enhälligt Carola Juselius och Ann-Britt Gustafsson.
Föredragningslistan fastställdes i enlighet med den utfärdade kallelsen med följande tillägg:
7 § Övriga ärenden: Förnyelse av S:t Sigfrids Kungörelser.
Kallelsen jämte föredragningslista bifogas protokollet. (bilaga 1/ 2 §)

3 § 
ANMÄLNINGSÄRENDEN

1.    Kyrkoherdens beslutsförteckning (bilaga 1/ 3§).
2.    Kyrkoherden tackade församlingsrådet för engagemanget och stödet i anslutning till kyrkoherdeinstallationen den 1.12.2019.
3.    Pastor Helena Rönnberg installeras som kaplan av kontraktsprost Mats Lindgård i högmässan i Sibbo kyrka den 19.1.2020 kl.12.
Förslag: 
Anmälningsärendena antecknas för kännedom.
Beslut:
Enligt förslag.
Barnkonsekvensanalys: Beslutet påverkar inte verksamheten för barn och unga. 
(Frd 30.10.2019)

4 § 
KOLLEKTLISTA FÖR ÅR 2020

Församlingsrådet fastställer en plan för de kollekter som ska bäras upp vid högmässogudstjänsterna (KO 2:8).
Förslag: 
Kollektlistan godkänns enligt bilaga 1 /4 §. 
Beslut:
Enligt förslag.

Barnkonsekvensanalys: I beslutet har även verksamhetsområden som påverkar barn och unga beaktats. 

5 §
PRESTATIONSTILLÄGG

Gemensamma kyrkorådet har i sitt sammanträde 12.12.2018 (126 §) beslutat om införandet av bedömningsgrunderna och prestationsnivåerna för prestationstillägget, som finns med i KyrkTAK-avtalet 2018–2020. Det har beslutats att år 2020 skall minst 2 % av det totala grundlönebeloppet för personalen inom det allmänna lönesystemet användas till prestationstillägget. 
Förslag till utbetalning av prestationstillägg för Sibbo svenska församlings personal år 2020 är till påseende under mötet.
Förslag: 
Församlingsrådet godkänner prestationstillägg för Sibbo svenska församlings personal för tiden 1.1-31.12.2020 enligt följande:
1.    Den fördelningsbara summan delas jämnt mellan alla anställda som anställts före den 1.4.2019.
2.    Det personliga prestationstillägget är 64,80 € /månad.
Beslut:
Enligt förslag.
Barnkonsekvensanalys: Beslutet inverkar inte på barn eller unga.

6 §
ANSLUTNING TILL REGIONALT CENTRALREGISTER

Allmän bakgrund
Kyrkostyrelsen meddelade i sitt cirkulär nr 27/2015 att man beslutat att kyrkobokföringen i framtiden sköts i regionala centralregister. Ett centralregister kan bestå av de församlingar som tillhör en kyrklig samfällighet eller regionalt till exempel av församlingar i ett större område än den kyrkliga samfälligheten eller på någon annat sätt av självständiga församlingar. Omorganiseringen skulle ske genom att församlingarna och samfälligheterna frivilligt avtalade om gemensamma centralregister. I cirkulär 4/2019 meddelade Kyrkostyrelsen att plenum beslutat att kyrkobokföringen och de funktioner som gäller 

(6 § forts.)
folkbokföringen ska skötas centralt i regionala centralregister senast från 1.1.2022. Beslut om vilket regionalt centralregister man avser att ansluta sig till ska fattas i församlingarna senast 31.12.2019.  
Detta innebär att enskilda församlingars myndighetsuppgifter i anslutning till de lagstadgade kyrkliga förrättningarna och folkbokföringen kommer att handhas av regionala centralregister. Enligt Kyrkostyrelsen 16 kap. 3 § kan församlingarna ordna förandet av kyrkoböcker via ett gemensamt centralregister. 
Kyrkostyrelsens plenum har bedömt att regionala centralregister är ett bättre alternativ än ett riksomfattande centralregister, eftersom det behövs lokal sakkunskap när det gäller läsningen av kyrkoböckerna, orternas särdrag och historiska uppgifter. Som grund för beslutet uppgavs bl.a. att personalresurserna i en liten församling är begränsade, kraven på yrkes- och sakkunskap, kostnadsinbesparingar, kraven på dataskydd i arbetet med personregister och att processerna för kyrkobokföringen behöver förenhetligas och effektiveras. En förutsättning för att skapa gemensamma centralregister är att kyrkoböckerna är digitaliserade och det digitaliserade materialet har granskats. 
Under åren 2020-2021 tas ett tekniskt system KirDi i bruk med vilket man överför uppgifter från Kirjuri Digi (digitaliserade kyrkoböcker och familjeakter) till Kirjuri Data (medlemsuppgifter i realtid). Det här har gjort det möjligt att sedan det togs i bruk hösten 2018 göra släktutredningarna på en och samma plats oavsett en persons flytthistorik. När KirDi tagits i bruk på riksnivå ska alla släktutredningar göras elektroniskt och endast i undantagsfall får de göras manuellt. För att få användarrättigheter till KirDi måste en anställd påvisa sitt kunnande. Likaså måste de anställda som ansvarar för kyrkobokföringen också ha samma kompetens. 
Med anledning av kyrkostyrelsens beslut har domkapitlet i Borgå stift 21.11.2019 konstaterat det grundats ett regionalt centralregister i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet. Detta regionala centralregister kommer att erbjuda betjäning på såväl svenska som finska. Registret garanterar betjäning på svenska och kännedom om de lokala förhållanden i Borgå stift kommer att finns hos personalen i registret. I detta skede är det ännu relativt få församlingar som anslutit sig till registret, men redan nu står det klart att alla församlingarna i Österbotten och på Åland kommer att ansluta sig an efter vilket ger en tillräckligt stor mängd medlemmar för ett regionalt centralregister. 
Domkapitlet konstaterar också att förhoppningen är att de församlingar i Borgå stift som inte ännu hör till ett centralregister ska välja att ansluta sig. Ju fler församlingar som ansluter sig desto större blir kostnadseffektiviteten och möjligheten att på lång sikt bevara det svenska språket som administrationsspråk. 
En filial i Vasa och en på Åland kommer att inleda sin verksamhet så fort möjlighet ges till det.  I takt med att det klarnar hur många och i vilka regioner församlingar ansluter sig, klarnar även antalet och placeringarna av eventuellt ytterligare filialer. 
Domkapitlet konstaterar att domkapitlet i enlighet med Kyrkostyrelsens cirkulär 4/2019 ska ge anvisningar om till buds stående möjligheter och att man i olika organ skall fattas beslut om att inrätta eller ansluta sig till ett regionalt centralregister. De församlingar som för närvarande inte hör till ett centralregister bör inleda förhandlingar om att ansluta sig till ett sådant eller inrätta ett nytt regionalt centralregister.
(6 § forts.)
Domkapitlet konstaterar också att det är församlingarna i västra och östra Nyland samt församlingarna i Åboland som har en utmaning i att välja väg. Till buds för nämnda församlingar står centralregistret i Åbo, Esbo och Vanda eller det regionala centralregister som administreras via Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet. Valet är inte alldeles lätt eftersom det förstnämnda alternativet är billigare medan det senare garanterar svensk betjäning för församlingsmedlemmarna på både kort och lång sikt samt bidrar till att Borgå stift också i fortsättningen har möjlighet att slå vakt om det svenska språket på alla förvaltningsnivåer. 
Biskop Bo-Göran Åstrand säger i ett meddelande till kyrkoherdarna i Borgå stift 4.12.2019: Från domkapitlets horisont är det således mycket önskvärt att församlingarna enas om en anslutning till det regionala centralregister som administreras från Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet. Registret är ett uttryck för ett regionalt och stiftsbaserat samarbete mellan församlingarna. Anslutningen till det registret ger också möjlighet till insyn i och påverkan på centralregistrets verksamhet genom den direktion som tillsätts med representation från de regioner som väljer att ansluta sig. Biskopen konstaterar också att man i god tid behöver inleda arbetet med att forma arbetsbilden för församlingens kanslist/församlingssekreterare utgående från de uppgifter som blir kvar i församlingen efter omorganiseringen.
I KL 12 kap. 1 § och KO §§ kap. regleras samarbetet mellan församlingar och kyrkliga samfälligheter. 
I ett samarbetsavtal om att gemensamt sköta uppgifter ska man åtminstone avtala om vilken församling/kyrklig samfällighet som är värdförsamling, antalet medlemmar i den direktion som leder verksamheten och hur många medlemmar varje avtalspart är berättigad att utse samt hur alternering vid valet av medlemmar ska verkställas, grunderna för kostnadsfördelningen samt rätten att avstå från samarbetet och om den ekonomiska utredningen som ska verkställas då avtalet upphör. Enligt Kyrkoordningen 16 kap. 2 § 1 mom. ska kyrkofullmäktige i de församlingar som önskar ordna förandet av kyrkoböckerna genom ett gemensamt centralregister helt eller delvis, ingå ett avtal om detta. 
I enlighet med föreskrifterna har det utarbetats ett samarbetsavtal (bilaga 1/ 6 §) och en instruktion (bilaga 2/ 6 §) för det regionala centralregistret inom Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet vars namn för övrigt kommer att vara Kustens och Ålands centralregister.
Situationen i Domprosteriet
I det här skedet är det helt klart att ingen av församlingarna i Domprosteriet (Agricola svenska församling, Borgå svenska domkyrkoförsamling och Sibbo svenska församling) kommer att ha ambitioner på att fungera som värdförsamling för ett eget regionalt centralregister. Inte heller de samfälligheter som församlingarna hör till.
För församlingarna i Domprosteriet står valet därför mellan att ansluta sig till det regionala centralregistret i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet eller till det regionala centralregistret i Vanda kyrkliga samfällighet. 
I det här skedet är de prisuppgifter som finns att tillgå ännu preliminära, av förståeliga skäl, eftersom man inte ännu vet hur många församlingar som kommer att ingå i respektive centralregister. Då det gäller centralregistret i Vanda kyrkliga samfällighet 
(6 § forts.)
(dit de finska församlingarna i Borgå, Lovisa och Sibbo sannolikt kommer att ansluta sig) finns det en preliminär uppgift om att priset skulle komma att röra sig om ca 2,20 euro/ medlem. Då det gäller det lokala centralregistret i Pedersöre kyrkliga samfällighet kommer priset per medlem att röra sig någonstans mellan 2,87 euro/ medlem och 3,20 euro/ medlem i det fall att församlingarna i Domprosteriet ansluter sig till registret. Ju fler församlingar som ansluter sig desto lägre blir priset per medlem (kostnadsberäkning bifogad). Det är också svårt att bilda sig en uppfattning om exakt vilka tjänster som ingår i respektive pris. I vilket fall som helst torde det vara klart att en anslutning till Vanda skulle vara billigare. 
I den andra vågskålen finns däremot garantierna för svensk service både nu och i framtiden då det gäller Pedersöre samt biskopens och domkapitlets tydliga signal om att det är önskvärt att församlingar i Borgå stift ansluter sig till det regionala centralregistret i Pedersöre. 
Kyrkoherdarna i Agricola svenska församling, Borgå svenska domkyrkoförsamling och Sibbo svenska församling har sinsemellan kommit överens om att man för respektive församlingsråd kommer att föreslå att församlingen ansluter sig till det regionala centralregistret i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet. Orsakerna till detta är biskopens och domkapitlets önskan, garantierna för svensk service nu och i framtiden samt eventuella fördelar av att alla de tre församlingarna i Domprosteriet är anslutna till samma regionala centralregister. Bland annat skulle detta öka möjligheten till att man inom det regionala centralregistret i Pedersöre kyrkliga samfällighet gör bedömningen att det skulle vara meningsfullt att skapa en lokal filial i vår region.
Ifall församlingsrådet går in för en anslutning till det regionala centralregistret i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet torde anslutningen ske 1.1.2021.  Detta beror på att man i Lovisanejdens kyrkliga samfällighet har beslutat att samfällighetens eget centralregister upphör 31.12.2020. Detta i sin tur innebär att Agricola svenska församling behöver ansluta sig till ett regionalt centralregister från samma datum. Och från det regionala centralregistret i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet har man meddelat att man önskar att församlingar i en och samma region ansluter sig samtidigt.
Förslag:
Församlingsrådet besluter 
1.    ansluta sig till det regionala centralregistret i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet (Kustens och Ålands centralregister),
2.    godkänna bifogat samarbetsavtal (bilaga 1 /6 §),
3.    godkänna instruktionen för centralregistrets direktion (bilaga 2 /6 §) samt
4.    att man önskar att anslutningen kunde ske från 1.1.2021.
Beslut:
Punkt 3, godkänna instruktionen för centralregistrets direktion, ströks ur ärendelista. Ärendet tas upp till ny behandling när instruktionen ändrats så att direktionens sammansättning tar hänsyn till den regionala spridningen.
Punkterna 1, 2 och 4 enligt förslag.
Barnkonsekvensanalys: Beslutet påverkar inte på barn och unga.

7 § 
ÖVRIGA ÄRENDEN

Förnyelse av S:t Sigfrids Kungörelser.
Informationssekreteraren presenterade en plan på förnyelse av församlingens tidning (bilaga 1 /7 §) samt beräkning av förnyelsens ekonomiska konsekvenser (bilaga 2 /7 §).
Beslut:
Efter diskussion beslöt församlingsrådet att man bör gå vidare med förnyelsen enligt modell 3, där församlingen skulle samarbeta kring en gemensam utgåva av S:t Sigfrids Kungörelser och Sipoon suomalainen seurakuntas motsvarande tidning. Tidningarna skulle ges ut fyra gånger per år.

8 §
SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE

Sammanträdet avslutades kl. 19.08 varvid ordföranden meddelade besvärsanvisning, som bifogas protokollet (bilaga 1/ § 10).

Ort och tid som ovan,

Camilla Ekholm          
ordförande                 

Mikael Grönroos
sekreterare

Justerat och godkänt:

Ann-Britt Gustafsson            
protokolljusterare        

Carola Juselius
protokolljusterare            

Varit framlagd till påseende för allmänheten på församlingens anslagstavla i anslutning till pastorsexpeditionen under tiden 27.12.2019 – 10.1.2020, intygar,

Sibbo 10.1.2020

Camilla Ekholm
kyrkoherde