Instruktioner och prislista om uthyrning av utrymmen kan laddas ned här! (pdf)

UTHYRNING AV UTRYMMEN I SIBBO KYRKLIGA SAMFÄLLIGHET
2024

Godkänd av Sibbo kyrkliga samfällighets gemensamma kyrkoråd
16 november 2023

Principerna för användning av Sibbo kyrkliga samfällighets utrymmen 

Allmänna principer

Tillställningen bör ha en namngiven ansvarsperson. 
Användningen av utrymmen debiteras enligt principerna och prislistan nedan. 
För användning av borddukar debiteras alltid en ersättning enligt prislistan. 
Kyrkoherdarna beslutar om användning av kyrksalarna. Om användning av den kyrkliga samfällighetens övriga utrymmen fattar kyrkoherdarna eller ekonomichefen beslut. 
Om avgiftsbeläggningen och en möjlig avgiftsbefrielse beslutar kyrkoherdarna eller ekonomichefen.

Användare av utrymmen

De egna församlingarna och samfälligheten
Samfällighetens utrymmen används i huvudregel för församlingarnas och samfällighetens egna sammankomster. För arrangemangen av dessa ansvarar en anställd i församlingen eller samfälligheten. Kyrkoherdarna kan skilt komma överens om att ett utrymme, som lämpar sig för ändamålet, överlåts för en sammankomst som leds av en betrodd församlingsmedlem.

Församlingens egen verksamhet 
Såvida en person, som arbetar inom samfälligheten eller någondera församlingen, anordnar något i samfällighetens eller församlingens namn, uppbärs ingen hyra för utrymmet. Det är då frågan om samfällighetens eller dess församlingars egen verksamhet. Såvida det vid tillställningen säljs separata programblad, bör intäkterna, som inte har beslutats att doneras till ett välgörande ändamål, inbetalas på den kyrkliga samfällighetens konto.

Övriga användare av utrymmen

Sibboföreningar och -organisationer 
Samfälligheten kan överlåta utrymmen att användas av Sibboföreningar och -organisationer då församlingarna inte har egen verksamhet i dem. Av Sibboföreningar och -organisationer uppbärs en lägre lokalhyra för utrymmet (se uthyrningsprislistan) såvida man inte uppbär en avgift av deltagarna och det inte finns ett behov av en vaktmästare. Av möjliga vaktmästartjänster uppbärs en avgift enligt prislistan.

Såvida det vid tillställningen uppbärs en avgift av deltagarna (t.ex. inträdesbiljett, programblad, försäljningsplats), uppbär samfälligheten en avgift om 10 procent av tillställningens intäkter eller minst en timdebitering i enlighet med uthyrningsprislistan inklusive vaktmästartjänster.
 
Företag och övriga aktörer
Av företag och övriga aktörer uppbärs hyra för användningen av kyrkan och den kyrkliga samfällighetens utrymmen. Lokalhyran har fastställts av gemensamma kyrkorådet (se uthyrningsprislistan). 

Aktörer som på ett etablerat sätt samarbetar med församlingarna
Församlingarna har samarbetat med etablerade aktörer (missions- och bidragsorganisationer, kristna aktörer). Det är fråga om församlingens egen verksamhet, för vilken ingen hyra uppbärs.

Till den här gruppen räknas också musiktillställningar eller motsvarande, som arrangeras enligt alterneringsprincipen. Exempelvis kan en utomstående kör samlas utan ersättning i den kyrkliga samfällighetens utrymmen, såvida den i sin tur utan avgift uppträder på någon av församlingens tillställningar (t.ex. mässa).

Såvida det på tillställningen ändå uppbärs en avgift av deltagarna (till exempel inträdesbiljett, programblad, försäljningsplats, servicedebitering) uppbär samfälligheten en avgift om 10 procent av tillställningens intäkter eller minst en timtaxa i enlighet med uthyrningsprislistan inklusive vaktmästartjänster. Frivilliga programblad betraktas inte som inträdesavgift.

Sibbo församlingars medlemmar
Tillställningar anordnade av enskilda församlingsmedlemmar är vanligtvis förknippade till kyrkliga förrättningar (dopkaffe, minnesstunder och bröllop). Samfällighetens utrymmen kan också hyras ut till privatpersoner för till exempel födelsedagsfester och andra fester. Samfälligheten uppbär en hyra enligt uthyrningsprislistan för en tillställning som en privatperson arrangerat. Dopfesten utgör ett undantag. Ingen lokalhyra debiteras för dopfestens första sex (6) timmar ifall det är frågan om en medlem i Sibbo församlingar eller ifall en av mor- eller farföräldrarna är medlem i Sibbo församlingar.
För församlingsmedlemmarna är hyran lägre, än för andra.

Personer som inte är medlemmar i kyrkan
Av personer som inte är medlemmar i kyrkan uppbärs alltid en hyra för utrymmet och andra avgifter baserade på användning eller tillbehör samt avgifter förknippade till vaktmästartjänster och eventuell städning. Detta gäller även jordfästningstillställningar i kapellet eller kyrksalarna. En hyra för utrymmet uppbärs även till exempel vid välsignandet av äktenskap eller vid vigsel av personer som inte är medlemmar i kyrkan.

Politiska partier och samfund
Samfälligheten ger inte och hyr inte ut sina utrymmen till politiska partier eller samfund eller till en enskild politiker, i det fall att tillställningen i sig är politisk. 

Undantag
Lokalhyran kan avstås från ifall att församlingen eller samfälligheten deltar i den välgörenhet som organisationen idkar. Kyrkoherdarna eller ekonomichefen beslutar i varje enskilt fall om kriterierna för befriandet av hyra uppfylls.

Fakturering av utrymmeshyror och avgifter 
Samfällighetens ekonomikontor fakturerar lokalhyran för användningen av församlingsutrymmen och tjänster samt eventuella övriga avgifter i enlighet med uthyrningsprislistan. 
Ekonomikontoret sköter om indrivningen av obetalda hyresfordringar.

Allmän information om uthyrning av utrymmen samt uthyrningsvillkor

Uthyrning av kyrkor och kapell

Sibbo kyrkliga samfällighet och dess församlingar har tre kyrkor; Sibbo kyrka, Sibbo Gamla kyrka och Söderkulla kyrka. Sibbo Gamla kyrkan är stängd under tiden september - maj. Alla tre kyrkor kan bokas för kyrkliga förrättningar. Undantag utgör Sibbo Gamla kyrkan, där man inte kan anordna jordfästningar. 

Vigslar
Vigselförrättningen är kostnadsfri för egna församlingsmedlemmar. Som egen församlingsmedlem räknas också en medlem i ev.luth. kyrkan vars förälder bor i Sibbo och är församlingsmedlem. Någondera av paret bör uppfylla ovannämnda kriterier för medlemskap för att lokalhyran inte ska debiteras. Samma princip tillämpas vid välsignelse av äktenskap. Medlemmar i Sibbo församlingar kan boka vigsel i Sibbo kyrkor från och med den första vardagen i september före den kommande sommarsäsongen (juni - augusti). De personer vars föräldrar eller far-/morföräldrar är medlemmar i Sibbo församlingar har också rätt att boka kyrkan från och med september. Andra än medlemmar i Sibbo församlingar kan boka förrättningstider till den kommande sommarsäsongen från och med den första vardagen i oktober.

Övriga kyrkliga förrättningar
För dopfester debiteras inte lokalhyra (sex första timmarna), när barnet döps till medlem i Sibbo församlingar. Lokalhyra debiteras inte heller då en av barnets mor- eller farföräldrar är medlem i Sibbo församlingar. Ett dop i kyrkan är alltid gratis.

Ljusets kapell är alltid den primära lokalen för jordfästningar. Jordfästningar kan även förrättas i Sibbo kyrka och Söderkulla kyrka. Ingen lokalhyra debiteras vid jordfästning av egen församlingsmedlem. Jordfästningen av en medlem i evangelisk-lutherska kyrkan sker även utan debitering. Vid användningen av kyrkor och kapell för jordfästning av någon som inte är medlem i ev.luth. kyrkan debiteras lokalhyra enligt prislistan.
För minnesstunder debiteras en lokalhyra enligt prislistan.

Konserter, andra framträdanden och tillställningar samt övningar för och inspelningar av framträdanden
Sibbo kyrka, Gamla kyrkan och Söderkulla kyrka kan hyras för konserter och andra framträdanden. De kan också hyras för inspelningar av konserter och andra framträdanden. Om dessa överenskommes från fall till fall med beaktande av församlingsverksamheten. Den som hyrt lokalen står för kostnaderna för eventuell stämning av instrumenten i lokalen, om dessa
ämnas användas i framträdandena. Kyrkoherdarna beslutar om uthyrningen av kyrksalarna från fall till fall med beaktande av församlingsverksamheten.

Kyrkornas reserverings- och annulleringsvillkor 
Församlingarnas kyrkoherdar besluter vilka tillställningar som är lämpliga i kyrkorna. Den som hyr lokalen ansvarar för arrangemangen kring och säkerheten vid tillställningen och för behövliga kontakter till myndigheterna. I andra än kyrkliga tillställningar får inte uppbäras kollekt.
Alla annulleringar bör göras skriftligt till pastorskansliet minst 5 veckor före tillställningen, annars debiteras en annulleringsavgift av bokningspriset enligt följande: 
- annullering 4 - 1 vecka före tillställningen 50 %
- annullering 0 - 7 dagar före tillställningen 80 %

Lokalhyrorna faktureras vid behov i förväg.

Uthyrning av övriga utrymmen

På församlingarnas hemsidor finns basuppgifter om de utrymmen som hyrs ut. Utrymmen som kan hyras för fester är salarna i Kyrkoby församlingshem, Prästgårdens festsal samt församlingssalen i Söderkulla kyrka.

Hyrestid
Hyrestiden för en tillställning är en dag, mellan kl. 7.00 - 22.00, om inget annat skilt nämnts. Föregående dag kan reserveras för förberedelser mellan kl. 18.00 - 22.00. För detta debiteras en halvdags hyra. Förberedelsetid bokas på förhand, i samband med bokningen av utrymmet.

Arrangemang och utrustning
I hyresavgifterna för lokalerna ingår endast lokalhyran. Mot ett skilt pris erbjuder vi borddukar. I lokalhyran ingår lokalens fasta bordsarrangemang. Om övriga bords- och stolsarrangemang bör avtalas i förväg, tilläggsdebitering från fall till fall. En del av salarna har fast AV-utrustning, som hyrestagaren kan använda. Många av utrymmena har även instrument (flygel, piano).  

Det är inte tillåtet att servera alkohol i samfällighetens utrymmen, frånsett lyckönskningsskålar.

Det är möjligt att ordna med egen servering i de hyrda utrymmena. I huvudköket som hör till Kyrkoby församlingshems Stora sal och Nya sal är det möjligt att tillreda mat och då krävs det att en av hyrestagarens ansvarspersoner har hygienpass. De övriga köken är distributionskök, i vilka man inte kan tillreda mat. I samband med bokningen får man mera information om utrymmets köksutrustning.

Slutstädning 
Efter användningen städar och återställer den som hyrt utrymmet det i dess ursprungliga skick för nästa användare. Den som hyrt utrymmet ansvarar för att kärlen, soporna (också från golvet) etc. förs bort och för att borden torkas.

På uthyrningsblanketten meddelar hyrestagaren om något går sönder eller om någon utrustning saknas. Hyrestagaren är ansvarig för skada som hen förorsakat. Kärl som gått sönder debiteras hyrestagaren.

Att bekanta sig med utrymmena
Vi rekommenderar att den som bokar utrymmet på förhand bekantar sig med utrymmet med hjälp av vaktmästare eller husmor. Om man vill bekanta sig med utrymmet bör man komma överens om det i god tid före tillställningen. Nycklarna kvitteras från ekonomikontoret vardagar mellan kl. 9-12 eller alternativt av vaktmästaren. 

Annulleringsvillkor för övriga utrymmen 
Annulleringen av bokningen ska göras minst 14 dagar före dagen då tillställningen är, annars debiteras en annulleringsavgift av bokningspriset enligt följande: 
- annullering 4–13 dagar före tillställningen 50 %
- annullering 0–3 dagar före tillställningen 80 % (även då man lämnar oannullerat)

 
Uthyrningsprislista för församlingsutrymmen och avgifter för övriga tjänster från och med 1.1.2024:

I priserna ingår skatt enligt gällande mervärdesskattesats. Minimidebitering är en timme.

UTHYRNING AV KYRKOR OCH KAPELLET

I SAMBAND MED JORDFÄSTNING (LOKALHYRA)

I lokalhyran ingår vaktmästartjänster under förrättningen. 

* För medlemmar i ev.luth. kyrkan uppbärs ingen hyra för användningen av utrymmet vid jordfästning. För övriga uppbärs en hyra för utrymmet enligt ovan.

I SAMBAND MED ÖVRIGA KYRKLIGA FÖRRÄTTNINGAR 

I lokalhyran ingår vaktmästartjänster under förrättningen. 

** Vigselförrättningar och välsignelse av äktenskap är kostnadsfria för egna församlingsmedlemmar. Ifall någon av brudparets föräldrar hör till Sibbo församlingar, uppbärs ingen hyra.

 
KONSERTER, ANDRA FRAMTRÄDANDEN OCH TILLSTÄLLNINGAR 

Förutom ovannämnda debiteringar tillkommer en ersättning för vaktmästartjänster 50 € / timme / vaktmästare. Vid tillställningar där samfällighetens vaktmästare inte behövs, debiteras ingen avgift för vaktmästartjänster.

Behovet av vaktmästartjänster bör meddelas i samband med bokningen. Vid konserter och andra offentliga tillställningar bör det alltid finnas en vaktmästare från samfälligheten på plats. Samfälligheten uppskattar behovet av vaktmästare från fall till fall. 

*10% av biljettintäkterna/obligatoriskt programblad, dock minst 600 € må-fr, 800 € lö-sö, max 5 timmar och max till kl. 22.

**förutom timdebiteringen erläggs ersättning för vaktmästartjänster 50 € / timme / vaktmästare. För tillställningar där inte behövs samfällighetens vaktmästare, debiteras inte vaktmästartjänster.

Behovet av vaktmästartjänster bör meddelas i samband med bokningen. Vid konserter och andra offentliga tillställningar bör det alltid finnas en vaktmästare från samfälligheten på plats. Samfälligheten uppskattar behovet av vaktmästare från fall till fall. 

 
UTHYRNING AV ÖVRIGA UTRYMMEN

KYRKOBY FÖRSAMLINGSHEM

Hyran gäller för en dag kl. 7.00 - 22.00. Föregående dag kan reserveras för förberedelser mellan kl. 18.00 - 22.00. För detta debiteras en halvdags hyra. 
Vid användning av huvudköket bör en ansvarsperson, som har ett ikraftvarande hygienpass, vara med.  
Vid användning av huvudköket i samband med hyrning av lilla salen, uppbärs en tilläggsavgift på 50 €. 

SÖDERKULLA KYRKA (se hyra för kyrkosal)

Hyran gäller för en dag kl. 7.00 - 22.00. Föregående dag kan reserveras för förberedelser mellan kl. 18.00 - 22.00. För detta debiteras en halvdags hyra. 
De bredvidliggande klubbutrymmena i nedre våningen uthyres alltid tillsammans, ifall köket behövs.

PRÄSTGÅRDEN 

Hyran gäller för en dag kl. 7.00 - 22.00. Föregående dag kan reserveras för förberedelser mellan kl. 18.00 - 22.00. För detta debiteras en halvdags hyra. 
 
PRÄSTHOLMEN

Prästholmen kan hyras maj – september. Hyran är en lokalhyra i vilken inte ingår andra tjänster (t.ex. städning och husmorstjänster). Den som hyr utrymmet ansvarar för slutstädningen. 

NILSAS LÄGERGÅRD
Nilsas lägergård ägs av Sibbo svenska församling och lägergårdens husmor sköter om bokningarna av lägergårdens utrymmen. Mer detaljerad information finns här!

Sibboföreningar och -organisationer 
Sibboföreningar och -organisationer kan hyra samfällighetens utrymmen vardagar (må-to) för till exempel möten, då församlingarna inte har egen verksamhet i dem. Lokalhyran är 15 €/timme såvida man inte uppbär en avgift av deltagarna och det inte finns ett behov av en vaktmästare. För vaktmästartjänster debiteras 50 €/timme.