Protokoll i pdf-format från 29.8.2019 hittar du här!

Protokoll

Protokoll fört vid sammanträde med församlingsrådet i Sibbo svenska församling onsdagen den 29.8.2019 kl. 19.03–20.21 i Prästgården.
Ordförande: Helene Liljeström.
Sekreterare: Mikael Grönroos.

1 § 
SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE OCH INLEDNINGSANDAKT

Sammanträdet öppnades av ordföranden klockan 19.03, varefter hon förrättade inledningsandakt.

2 §
KONSTITUERING

Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört, då kallelse jämte föredragningslista inom föreskriven tid tillställts ledamöterna elektroniskt och då 9 ordinarie ledamöter, 2 suppleanter, ordförande och sekreterare var närvarande. 

Närvarande var ordinarie ledamöter Anders Backström, Ann-Britt Gustafsson, Hans Lampenius, Ingela Lindholm, Paula Lönnroth, Rune Packalén, Ingeborg Wickholm, Tom Wickholm och Sven Gustav Åström, suppleanterna Vidar Lindqvist och Carola Åström samt ordförande Helene Liljeström och sekreterare Mikael Grönroos.

Till protokolljusterare utsågs Ingeborg Wickholm och Rune Packalén.

Föredragningslistan fastställdes i enlighet med den utfärdade kallelsen med tillägg av § 8: Utlåtande gällande förordnande av t.f. församlingspastor samt 9 §: Följande möte samt datum för intervjuer av sökande till kaplanstjänsten. Paragrafen Sammanträdets avslutande är 10 §.

Kallelsen jämte föredragningslista bifogas protokollet (bilaga 1/ 2§).

3 §   
ANMÄLNINGSÄRENDEN

1.    Kyrkoherdens beslutsförteckning antecknades för kännedom (bilaga 1/ 3§).
2.    Prästernas fridagar antecknades för kännedom (bilaga 2/ 3§).
3.    Kantorernas fridagar antecknades för kännedom (bilaga 3/ 3§).

4 § 
PRÄSTSITUATIONEN I FÖRSAMLINGEN FRÅN OKTOBER 2019

I kontakt med Domkapitlet i Borgå stift har överenskommits att kaplanen Camilla  Ekholm ansöker om tjänstledighet från kaplanstjänsten under tiden oktober-november 2019 för att förordnas till t.f. kyrkoherde under samma tid. På motsvarande sätt ansöker församlingspastorn Katja Korpi om tjänstledighet från församlingspastorstjänsten för att förordnas till tf kaplan för samma tid. Den därmed lediga församlingspastorstjänsten kunde eventuellt besättas för nämnda månader ifall en lämplig präst finns till förfogande. Förhandlingar har förts med domkapitlet och frågan presenteras vid sammanträdet.
Med tanke på att kaplanstjänsten blir ledig från 1.12.2019 bör församlingsrådet ta ställning till huruvida man önskar nämna några särskilda krav på den som söker tjänsten (t.ex. särskild lämplighet för arbete med ungdomar). Domkapitlet ledigförklarar tjänsten men församlingsrådet kan om det så önskar lägga till förväntningar och krav i anslutning till tjänsten. I beslutet bör dock även beaktas att det i vår församling inte finns resurser att specialisera sig enbart på något av de områden som hör till prästernas arbetsuppgifter, varvid en mångsidighet naturligtvis är önskvärd.
Förslag:
Församlingsrådet antecknar de beslut som Domkapitlet i Borgå stift vid sitt sammanträde 22.8.2019 har gjort angående prästtjänsterna i församlingen för kännedom. 
Beslut:
Antecknas för kännedom att kaplan Camilla Ekholm beviljats tjänstledighet i oktober och november och förordnats till t.f. kyrkoherde under samma tid.
Antecknas för kännedom att församlingspastor Katja Korpi beviljats tjänstledighet i oktober och november och förordnats till t.f. kaplan under samma tid.
Antecknas för kännedom att kaplanstjänsten ledigförklarats att sökas före den 17.9 kl. 16.00.

Barnkonsekvensanalys: Beslutet är viktigt för barn och unga med tanke på att en viktig del av prästernas arbete ansluter sig till barn- och ungdomsverksamhet.

5 §
ANSTÄLLANDE AV EN  FÖRSAMLINGSSEKRETERARE  PÅ DELTID

Församlingsrådet beslöt vid sitt sammanträde 28.5.2019 ledigförklara en anställning på 75 % som församlingssekreterare, för tiden 1.12.2019 - 30.12.2020. Anställningen ledigförklarades att sökas under tiden 07.08 - 21.08.2019. Vid utgången av ansökningstiden har en person sänt in ansökan, nämligen Elisabet Lundström som tidigare har arbetat som släktforskare och kanslist i församlingen och därefter vid olika tidpunkter varit vikarie både i den svenska och i den finska församlingen. 
Av praktiska skäl är det lämpligt att ändra anställningsprocenten från 75 % till 76 %.
Kyrkoherden har anställt Lundström som vikarie för ordinarie församlingssekreterare under tiden 1.9 – 30.11.2019 (76 %).
Förslag: 
Församlingsrådet anställer Elisabet Lundström som församlingssekreterare (76 %) under tiden  01.12.2019 – 31.12.2020. Lön enligt KyrkTak, kravgrupp 402.  
Arbetserfarenhet beaktas i lönen. 
Beslut:             
Enligt förslag.  
Barnkonsekvensanalys: Beslutet har inga följder för barn och unga.

6 §
FÖRSAMLINGSÅDET UTSER NYTT BARNOMBUD

Som barnombud i församlingen har enligt tidigare beslut utsetts Ingela Lindholm och Isabella Munck. Ingela Lindholm har bett om att bli befriad från uppgiften varvid ett nytt barnombud bör utses.

Förslag: 
Församlingsrådet utser ett barnombud att tillsammans med Isabella Munck handha uppgiften att bevaka att barn och unga beaktas i beslutsfattning och planering i församlingen.
Beslut:
Församlingsrådet utsåg Ann-Britt Gustafsson till barnombud.

7 §
ÖVRIGA ÄRENDEN: PROTOKOLL PÅ HEMSIDAN
Sekreteraren presenterade en plan för hur församlingsrådets protokoll skall publiceras på församlingens hemsida. Protokollen läggs ut på en egen undersida, i omvänd kronologisk ordning, som länkar till pdf-filer.
Församlingsrådet beslöt att sekreteraren får gå vidare med publiceringen av protokollen.

8 §
UTLÅTANDE GÄLLANDE  FÖRORDNANDE AV T.F. FÖRSAMLINGSPASTOR

Församlingsrådet beslöt förorda att Domkapitlet i Borgå stift förordnar Susanna Lönnqvist till församlingspastor i Sibbo svenska församling 1.10-30.11.2019 och avgav ett utlåtande i frågan, vilket sänds till Domkapitlet i Borgå stift (bilaga 1/ 8§).

9 §
FÖLJANDE MÖTE SAMT DATUM FÖR INTERVJUER AV SÖKANDE TILL KAPLANSTJÄNSTEN

Beslöts att församlingsrådet intervjuar de sökande 2.10.2019 med början kl. 18 i församlingshemmet.
Beslöts att följande möte hålls 9.10.2019 kl. 18 i Församlingshemmet.

10 §
SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE

Sammanträdet avslutades kl. 20.21 varvid ordföranden meddelade besvärsanvisning, som bifogas protokollet (bilaga 1/ § 10).

Ort och tid som ovan,

Helene Liljeström  
ordförande         

Mikael Grönroos
sekreterare

Justerat och godkänt:

Ingeborg Wickholm    
protokolljusterare              

Rune Packalén
protokolljusterare            

Varit framlagd till påseende för allmänheten på församlingens anslagstavla i anslutning till pastorsexpeditionen under tiden 20.9- 27.9.2019, intygar,

Sibbo 27.9.2019

Helene Liljeström
kyrkoherde